Coraz większym zainteresowaniem cieszą się sale konferencyjne, w których firmy o różnorodnych profilach organizują eventy, targi, pokazy oraz prelekcje. Wynajęcie sali jest znacznie wygodniejsze dla właścicieli firmy: nie angażuje pracowników w przygotowania, a wszystkim zajmuje się jedna, oddelegowana osoba, która dogaduje wszelkie szczegóły z właścicielami sal konferencyjnych. Jakie to detale? Jak wybrać odpowiednie miejsce na organizację konferencji?

Z pewnością pierwszym krokiem jest wybranie odpowiedniej lokalizacji. Największym zainteresowaniem cieszą się sale konferencyjne w Warszawie, ze względu na bliskość istotnych punktów kulturalnych oraz największego lotniska w kraju. To sprawia, że goście przyjeżdżający z innych państw nie będą tracić czasu i nerwów na długie dojazdy.
Kolejnym istotnym zagadnieniem jest oczywiście dojazd – budynek z salami konferencyjnymi powinien być odpowiednio oznakowany, aby goście nie mieli problemu z dojechaniem.

Detale!

Podczas umawiania szczegółów najmu sali konieczne jest określenie liczby spodziewanych gości, swoich potrzeb (sprzęt audiowizualny), określenie, czy firma jest zainteresowana cateringiem i dodatkową pomocą kelnerską. Zazwyczaj firmy decydują się na tę ostatnią opcję, dzięki czemu właściwie cały ciężar przygotowania przedsięwzięcia spada na właściciela sal konferencyjnych. Kluczowe jest dobranie odpowiedniego pomieszczenia: zazwyczaj do wyboru mamy niewielkie salki konferencyjne i duże sale zdolne pomieścić więcej niż 100 osób. W salach powinna znajdować się odpowiednia ilość miejsc siedzących oraz stolików dla gości.

Do obowiązków firm organizujących swój event w salach konferencyjnych jest stworzenie i dostarczenie odpowiedniej ilości materiałów reklamowych. Mogą być one rozdawane przez zatrudnionych dodatkowo kelnerów czy stewardessy.