Niemiecki urząd skarbowy może wydać zaświadczenie o zwolnieniu z podatku budowlanego w dwóch wariantach: ogólnym, które działa wobec wszystkich zleceniodawców firmy, albo ograniczonym do konkretnej usługi budowlanej i konkretnego zleceniodawcy. O wariancie decyduje Finanzamt, a nie firma – firma składa wniosek i przedstawia swoją sytuację. Oba warianty są zawsze ważne tylko przez określony czas, więc przy każdej płatności zleceniodawca sprawdza, czy zaświadczenie jest jeszcze aktualne.

Tekst jest przeznaczony dla właścicieli polskich firm budowlanych, którzy szykują się do pierwszego kontraktu w Niemczech i chcą wiedzieć, czego się spodziewać. Punktem wyjścia jest sama Freistellungsbescheinigung – dokument, którego niemiecki zleceniodawca wymaga, zanim zapłaci za prace budowlane bez potrącenia podatku.

Krótko: po co w ogóle jest to zaświadczenie

Według § 48 ust. 1 niemieckiej ustawy o podatku dochodowym (EStG) zleceniodawca, który jest przedsiębiorcą (albo osobą prawną prawa publicznego) i zamawia usługę budowlaną wykonywaną w Niemczech, musi potrącić 15% wynagrodzenia na poczet podatku wykonawcy i wpłacić tę kwotę do niemieckiego urzędu. To tzw. Bauabzugsteuer. Wynagrodzenie liczy się tu łącznie z podatkiem VAT (§ 48 ust. 2 EStG).

Zleceniodawca nie musi potrącać, jeśli:

• w chwili płatności ma od wykonawcy ważną Freistellungsbescheinigung (§ 48 ust. 2 w zw. z § 48b EStG), albo
• łączne wynagrodzenie, które zleceniodawca wypłaci temu wykonawcy w danym roku kalendarzowym prawdopodobnie nie przekroczy 5000 euro (albo 15 000 euro, jeśli zleceniodawca wykonuje wyłącznie transakcje zwolnione z VAT na podstawie § 4 pkt 12 zd. 1 UStG – § 48 ust. 2 EStG).

Dwa rodzaje zaświadczenia – tabela

W przepisach nie ma dwóch osobnych „formularzy”. Jest jedno zaświadczenie na urzędowym wzorze, w którym urząd wpisuje m.in. okres ważności i zakres zwolnienia, a jeśli zwolnienie dotyczy tylko określonych usług – także zleceniodawcę (§ 48b ust. 3 EStG). W praktyce daje to dwa warianty:

Podstawa: § 48b EStG oraz Merkblatt BZSt „Steuerabzug bei Bauleistungen” (wydanie z kwietnia 2025 r.).

Kiedy urząd wydaje zaświadczenie na jedno zlecenie

Merkblatt Federalnego Centralnego Urzędu Podatkowego (BZSt) mówi wprost: Finanzamt wydaje zaświadczenie na okres najwyżej trzech lat, ale może wyznaczyć krótszy okres albo wydać zaświadczenie dotyczące konkretnego projektu, jeśli w danej sprawie uzna to za celowe. Nawet zaświadczenie na jedno zlecenie ma wpisany termin ważności.

Ani ustawa, ani Merkblatt nie podają zamkniętej listy sytuacji, w których urząd wybierze wariant „na zlecenie”. Decyzja zależy od oceny konkretnej firmy i jej działalności w Niemczech.

Ważne rozróżnienie: zaświadczenie na zlecenie to nie odmowa. Jeśli urząd w ogóle nie chce wydać zaświadczenia, wydaje decyzję odmowną z uzasadnieniem (Merkblatt BZSt). Wtedy zleceniodawca potrąca 15%, a firma może próbować odzyskać tę kwotę w osobnej procedurze – o tym niżej.

Czego wymaga każdy wariant

Podstawowe warunki są takie same dla obu wariantów (§ 48b ust. 1 EStG):

• wniosek składa wykonawca (firma) do właściwego dla niego niemieckiego urzędu skarbowego; według Merkblatt BZSt wniosek może być nieformalny,
• urząd nie może widzieć zagrożenia dla podatków, które potrącenie ma zabezpieczać,
• firma z siedzibą w państwie UE/EOG (więc także z Polski) nie musi ustanawiać pełnomocnika do doręczeń w Niemczech (Merkblatt BZSt).

Urząd może odmówić zwłaszcza wtedy, gdy (§ 48b ust. 1 EStG i Merkblatt BZSt):

• firma nie zgłosiła działalności lub zakładu tak, jak wymaga § 138 Ordynacji podatkowej (AO),
• firma nie odpowiada na pytania urzędu – w praktyce nie oddaje albo niekompletnie wypełnia kwestionariusz rejestracyjny (§ 90 AO),
• firma z zagranicy nie przedstawi zaświadczenia o rezydencji podatkowej od swojego urzędu skarbowego,
• są stałe zaległości podatkowe albo deklaracje są składane z opóźnieniem lub z błędami.

Jeśli firma będzie w Niemczech tylko krótko i wiarygodnie wykaże, że nie powstaną tam podatki do zabezpieczenia, urząd powinien wydać zaświadczenie (§ 48b ust. 2 EStG; Merkblatt BZSt opisuje to jako krótkotrwałą działalność, jeśli wyjaśnienia firmy są spójne).

Przy wariancie na zlecenie w zaświadczeniu wpisuje się zleceniodawcę i zakres usługi, więc urząd musi wiedzieć, o jakie zlecenie chodzi. Jakich dokumentów zażąda w konkretnej sprawie, zależy od urzędu – dobrze mieć pod ręką podstawowe informacje o kontrakcie.

Lista kontrolna przed wnioskiem

• firma ma niemiecki numer podatkowy (Steuernummer) albo wniosek jest składany razem z kwestionariuszem rejestracyjnym,
• jest zaświadczenie o rezydencji podatkowej z polskiego urzędu,
• wiadomo, który niemiecki urząd jest właściwy (dla firm z Polski zależy to od pierwszej litery nazwy firmy lub nazwiska),
• są dane pierwszego zleceniodawcy i zakres prac,
• wiadomo, kiedy zleceniodawca planuje pierwszą płatność, w tym zaliczkę.

Procedura wymaga czasu, dlatego wniosek warto złożyć z wyprzedzeniem, zanim zleceniodawca dokona pierwszej płatności.

Co z kolejnymi zleceniami

To zależy od otrzymanego wariantu.

Zaświadczenie ogólne. Wykorzystuje się je przy każdym kolejnym zleceniu w okresie ważności. Każdy nowy zleceniodawca dostaje kopię. Trzeba pilnować daty końca ważności – zleceniodawca sprawdza zaświadczenie przy każdej płatności, a nie tylko przy podpisaniu umowy. O nowe zaświadczenie warto wystąpić odpowiednio wcześnie przed upływem ważności obecnego.

Zaświadczenie na konkretne zlecenie. Nie zadziała u innego zleceniodawcy ani przy innej budowie. Przy nowym kontrakcie potrzebne jest nowe zaświadczenie – można wtedy wnioskować o wariant ogólny, zwłaszcza po prawidłowo rozliczonym pierwszym projekcie. Decyzja należy do urzędu.

Przykład (fikcyjny, do ilustracji). Firma z Polski dostaje zlecenie na prace wykończeniowe w Dreźnie dla firmy A. Urząd wydaje zaświadczenie z wpisaną firmą A i okresem ważności. Pół roku później zgłasza się firma B z kontraktem w Lipsku. Zaświadczenie dla firmy A nic tu nie daje: jeśli zapłata od firmy B w roku kalendarzowym przekroczy 5000 euro, firma B musi potrącić 15%, chyba że przed płatnością dostanie nowe ważne zaświadczenie.

Uwaga na zaliczki

Za „wynagrodzenie” uważa się każdą płatność, również zaliczki i płatności częściowe (Merkblatt BZSt). Zaświadczenie musi być u zleceniodawcy przed pierwszą płatnością, a nie dopiero przed fakturą końcową.

Zwolnienie a odzyskanie potrąconego podatku – to dwie różne sprawy

Freistellungsbescheinigung działa na przyszłość: dzięki niej zleceniodawca w ogóle nie potrąca 15%. Nie cofa potrąceń, które już zostały zrobione.

Jeśli zleceniodawca potrącił już podatek, bo firma nie miała zaświadczenia, ta kwota jest zaliczana na jej niemieckie podatki (§ 48c ust. 1 EStG), a firmie z zagranicy urząd może ją zwrócić na wniosek (§ 48c ust. 2 i § 48d EStG). Wniosek o zwrot składa się na urzędowym wzorze najpóźniej do końca drugiego roku kalendarzowego po roku, w którym zleceniodawca zgłosił potrącenie. Przykład: potrącenie zgłoszone w 2026 r. – termin na wniosek mija z końcem 2028 r. (§ 48c ust. 2 EStG). Zwrot nie jest automatyczny i zależy od sytuacji podatkowej firmy w Niemczech.

FAQ

Czy firma może sama wybrać wariant „na wszystkie zlecenia”?

Może o niego wnioskować i uzasadnić, dlaczego pasuje do jej działalności. Ostatecznie zakres i okres ważności ustala urząd (Merkblatt BZSt).

Czy zaświadczenie na jedno zlecenie jest „gorsze”?

Nie, chroni zleceniodawcę tak samo. Jest tylko węższe: działa wyłącznie wobec wpisanego zleceniodawcy i dla opisanej usługi.

Czy zleceniodawcy wystarczy skan?

Przy zaświadczeniu ogólnym tak – wystarczy kopia lub wersja elektroniczna. Przy zaświadczeniu na zlecenie zleceniodawca dostaje oryginał (Merkblatt BZSt).

Co, jeśli zaświadczenie wygaśnie w trakcie budowy?

Płatności po końcu ważności podlegają potrąceniu, jeśli przekroczony jest próg 5000 euro. Wniosek o nowe zaświadczenie dobrze złożyć z wyprzedzeniem.

Przygotowanie wniosku

O tym, który wariant wybierze urząd i na jak długo wyda zaświadczenie, decyduje Finanzamt – nie da się tego przesądzić z góry. Firma ma natomiast wpływ na kompletność wniosku i spójność informacji o planowanych kontraktach. Przy pierwszym wniosku albo w nietypowej sytuacji warto skorzystać z pomocy biura, które prowadzi takie sprawy, np. Zwrot-podatkow.pl.

Źródła

• EStG § 48 – Steuerabzug (Amtliches Einkommensteuer-Handbuch 2025, BMF)
• EStG § 48b – Freistellungsbescheinigung (EStH 2025, BMF)
• EStG § 48c – Anrechnung (EStH 2025, BMF)
• EStG § 48d – Besonderheiten im Fall von Doppelbesteuerungsabkommen (EStH 2025, BMF)
• BZSt – Merkblatt zum Steuerabzug bei Bauleistungen (kwiecień 2025)